“Die IT ist zu langsam.” Wir können ein Lied davon singen, wie oft wir diese Aussage bereits gehört haben.
In klassischen IT-Projekten schreibt der Fachbereich ein Fachkonzept.
Mehrere Monate vergehen…
Dann schreibt die IT-Abteilung ein IT-Konzept.
Mittlerweile haben die Monate Jahre erreicht…
Endlich der Prototyp! Aber jetzt gibt es Änderungen, aber hoppla, das Budget ist bereits überschritten. Das Projekt ruht bis weiteres Budget freigeben wird.
Was es nicht alles in IT-Projekten gibt, nicht wahr?
Dabei spielen oft einige der folgenden Gründe eine entscheidende Rolle:
Der fehlende Respekt
Unterschiedliche Werte, ungeeignete oder traditionellere Organisationsformen, Mitarbeiter, die sich nicht respektiert fühlen, weil sie ihre Aufgaben einfach Stumpf “abarbeiten” sollen. Einen Ansatz, wie man dieses Problem lösen kann, ist in unserem Artikel Mit Respekt zum Projekterfolg beschrieben.
Das fehlende Vertrauen
Ein anderer möglicher Grund ist fehlendes Vertrauen seitens der Fachabteilung. Das führt meistens dazu, dass die IT ihrerseits der Fachabteilung nicht vertraut und die Softwareentwicklungsprozesse so gestaltet, dass sie abgesichert ist. Hierdurch werden große mögliche Effizienzgewinne nicht realisiert, was die Projektlänge leicht verdoppeln oder verdreifachen kann. Wie man Vertrauen herstellt, darum wird es übrigens im nächsten Artikel gehen.
Die unzureichende Dokumentation
Sehr häufig ist die IT bei komplexen Anforderungen mit dem fachlichen Zusammenhang zwischen bestehenden und neuen Features überfordert. Das passiert besonders in Projekten, in denen Software weiter entwickelt wird, und es keine zusammenhängende fachliche Dokumentation der Anwendung gibt. Ein Merkmal dafür ist z.B., dass der Fachbereich bei der IT nachfragen muss, welche Funktionen implementiert sind, welche fachlichen Methoden verwendet werden oder welche Parameter in welchen Fällen verwendet werden.
Entweder rekonstruieren die IT-Experten anhand der bestehenden Codes unter großem zeitlichen Aufwand so viel wie möglich der relevanten Anforderungen, um basierend darauf die Änderungen zu konzipieren.
Oder sie implementieren die Änderungen im Trial- und Error-Modus so gut es geht. Beide Ansätze sind langwierig und zeitaufwändig und verschwenden große IT-Budgets.
IT Projekte schneller machen durch bessere Dokumentation
Da wir im letzten Blog bereits über Kultur und Werte gesprochen haben, werfen wir einen ersten Blick auf das Thema Informationsmanagement und was man hier tun kann.
Die effizienteste Möglichkeit, um dieses Problem zu lösen, ist, es Ihrer IT so einfach wie möglich zu machen, die fachlichen Anforderungen zu verstehen und nachvollziehen zu können. Das funktioniert in einem komplexen Umfeld mittelfristig nur gut in Form einer fachlichen Gesamtdokumentation. Wesentlich daran ist für die IT, dass die Dokumentation vollständig (d.h. alles ist enthalten) und idealerweise auch widerspruchsfrei (die Anforderungen widersprechen sich nicht) sein sollte. Dabei ist ein Glossar von zentraler Bedeutung. Diese Dokumentation kann im weiteren z.B. auch für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter verwendet werden, oder falls es für neue Mitarbeiter schon Unterlagen gibt, können diese Unterlagen die Grundlage für die Dokumentation bilden. Die Gesamtdokumentation muss auch die fachliche Prozessdokumentation enthalten. Auch auf Seiten der IT ist eine entsprechende Gesamtdokumentation notwendig. Um die Konsistenz der beiden Dokumentationen sicher zu stellen, ist ein Review-Prozess von Nöten, den z.B. Business Analysten betreuen können.
Dabei gibt es einen Weg, wie dies relativ einfach und effizient schrittweise möglich ist: Mit Wiki-Systemen wie z.B. Confluence kann man schnell übersichtliche und vernetzte Dokumentationen erstellen und untereinander verlinken. Hier gibt es auch spezielle Add-ons für Glossare und Prozessdokumentationen, die sich sehr gut integrieren. Idealerweise verwendet man hierfür ein System, welches auch Ihre IT-Abteilung verwendet. Dies steigert die Effizienz von IT-Projekten deutlich und sorgt nachhaltig dafür, dass Ihre IT bei ihren Projekten deutlich schneller ist. Dieser Ansatz hilft nicht nur bei klassischen IT-Projekten, sondern auch im agilen Umfeld. Außerdem verkürzt dieser Ansatz auch die Analyseaufwände bei zukünftigen Weiterentwicklungen enorm, weil aufgrund der Verlinkungen betroffene Komponenten und Abhängigkeiten viel schneller ermittelt werden können. Schritt für Schritt können dann die fachliche und technische Gesamtdokumentation untereinander verlinkt werden, was noch weitere Effizienzgewinne ermöglicht.
Haben Sie hierzu Fragen oder Kommentare? Welche Erfahrungen haben Sie bereits damit gemacht und was ist Ihre Meinung dazu? Wir freuen uns auf spannende Meinungen!